Webapp op maat vs standaard software: wat is slimmer voor MKB?

Webapp op maat vs standaard software: wat is slimmer voor MKB?

Als ondernemer met een MKB bedrijf van 5 tot 50 medewerkers sta je vroeg of laat voor dezelfde keuze. Je team is uren per week kwijt aan handmatig werk, je gebruikt drie losse tools die niet met elkaar praten, en je weet dat het slimmer kan. De vraag is alleen: kies je voor standaard software die al bestaat, of laat je iets op maat bouwen? In dit artikel help ik je die keuze te maken, met concrete cijfers, voorbeelden uit de praktijk en een eerlijke afweging van voor en nadelen.

Volgens onderzoek van McKinsey spenderen kenniswerkers gemiddeld 28% van hun werkweek aan administratieve taken die grotendeels geautomatiseerd kunnen worden. Voor een MKB bedrijf met 10 medewerkers betekent dat bijna 3 volledige medewerkers die bezig zijn met werk dat software kan doen.

Het probleem met standaard software

Standaard software is overal. Trello voor projecten, Planday voor roostering, Exact voor boekhouding, HubSpot voor klantbeheer. Elk probleem heeft wel een app. Het klinkt handig, en voor sommige bedrijven is het dat ook. Maar ik hoor van mijn klanten steeds weer dezelfde klachten.

Klacht 1: je past je processen aan de software aan

Standaard software is gebouwd voor de gemiddelde gebruiker. Maar jouw bedrijf is niet gemiddeld. Jouw werkwijze is anders dan die van je concurrent, en dat is vaak precies waarom klanten voor jou kiezen. Maar standaard software dwingt je om in hun sjabloon te werken.

Voorbeeld: een horecaondernemer die Planday gebruikte voor roostering. Zijn team werkt met flexibele shifts, wissels op korte termijn en seizoenspieken. Planday kon dat wel, maar alleen door allerlei workarounds. Het team gebruikte uiteindelijk WhatsApp voor de snelle wissels en Planday alleen voor de officiele administratie. Zo had hij twee systemen voor wat eigenlijk een proces is.

Klacht 2: je betaalt voor features die je niet gebruikt

Standaard software prijst vaak per gebruiker, per maand, per feature bundle. Je kiest een abonnement dat net voldoet, maar je krijgt vaak een pakket vol features die je nooit gebruikt. Een rapportagemodule voor een multinational terwijl jij een MKB bedrijf bent. Een API integratie met Salesforce terwijl jij geen Salesforce gebruikt.

Voor 10 gebruikers bij een gemiddelde HR tool betaal je al snel EUR 300 tot EUR 500 per maand. Reken maar uit: dat is EUR 3.600 tot EUR 6.000 per jaar voor software waar je 30% van gebruikt.

Klacht 3: je data zit vast

Standaard software bewaart jouw data op hun servers, in hun formaat. Stap je over, dan moet je data exporteren (als dat al kan), converteren en importeren in een nieuw systeem. In de praktijk zie ik dat bedrijven vastzitten aan software omdat de overstap te veel moeite kost, ook al past het systeem niet meer.

Klacht 4: updates gaan op hun tempo, niet jouw tempo

Een feature die je graag wilt? Je kunt het aanvragen, maar of en wanneer het gebouwd wordt bepaalt de leverancier. In de tussentijd werk je met een systeem dat niet optimaal is.

Klacht 5: je gebruikt 3 tools voor 1 proces

Dit is de belangrijkste. Omdat standaard software gebouwd is voor een specifiek probleem, heb je vaak meerdere tools nodig voor een volledig proces. Een tool voor planning, een voor urenregistratie, een voor communicatie. Ze praten niet met elkaar, dus data wordt handmatig overgezet. Dat is inefficient en foutgevoelig.

Wanneer standaard software de juiste keuze is

Ik wil eerlijk zijn. Standaard software is niet slecht, het past alleen niet altijd. Kies standaard software als:

• Je proces past 1 op 1 in wat de software biedt, zonder workarounds
• Je team is klein (minder dan 5 personen) en je hebt geen speciale wensen
• Het probleem is generiek (boekhouding volgens Nederlandse regels, e mail marketing)
• Je wilt snel beginnen zonder ontwikkelingstraject
• Het budget voor software is onder EUR 100 per maand

Voor boekhouding is Exact of Moneybird vaak prima. Voor e mail is Mailchimp logisch. Voor website analytics is Google Analytics gratis en goed genoeg. Vind het wiel niet opnieuw uit als het wiel al bestaat.

Wanneer een webapp op maat slimmer is

Maatwerk is de juiste keuze als je een van deze situaties herkent.

1. Je team heeft workarounds bedacht naast de standaard software. Dat is een signaal dat de software niet past bij je werkelijke proces. De workarounds zijn waar de echte productiviteit zit, en die kun je in maatwerk juist centraal stellen.

2. Je betaalt per maand voor meerdere tools die samen duurder zijn dan maatwerk. Reken het eens uit: alle SaaS abonnementen opgeteld per jaar. Vaak blijkt dat een maatwerk oplossing binnen 2 tot 3 jaar goedkoper is.

3. Je workflow is een belangrijk onderdeel van je onderscheidend vermogen. Als hoe je werkt een reden is waarom klanten voor jou kiezen, dan is het zonde om je proces aan te passen aan software. Laat de software zich aanpassen aan jouw manier van werken.

4. Je hebt unieke data die je wilt beheren op jouw manier. Bijvoorbeeld specifieke klantinformatie, projectgegevens of metingen die niet in standaard systemen passen.

5. Je combineert nu 3 of meer losse tools voor een proces. Dit is vaak het duidelijkste signaal. Als je WhatsApp gebruikt voor communicatie, Excel voor de planning en Moneybird voor de facturen, en die drie niet samenwerken, dan is er veel winst te behalen met een tool die alles verbindt.

Wat kost een webapp op maat?

Dit is vaak het eerste bezwaar: maatwerk klinkt duur. Laten we eerlijk rekenen.

Bij Blitzworx werk ik met een model van eenmalige installatieprijs plus een maandelijks abonnement, met een minimale looptijd van 2 jaar. De exacte prijs hangt af van de complexiteit en scope van het project. Een eenvoudige interne tool kan starten vanaf een paar duizend euro eenmalig, complexere systemen met meerdere gebruikersrollen, integraties en dashboards zijn hoger.

Ter vergelijking: voor 10 gebruikers bij een standaard tool als Planday betaal je ongeveer EUR 300 per maand, of EUR 3.600 per jaar. Over 2 jaar is dat EUR 7.200. Plus de tijd die je team kwijt is aan workarounds.

Een maatwerk webapp van vergelijkbare complexiteit kost over 2 jaar vaak in dezelfde orde, maar je krijgt er dan een systeem voor terug dat exact past. Na de 2 jaar blijven alleen de maandelijkse beheerkosten over, terwijl je met standaard software elke maand blijft betalen voor licenties.

Bewezen voorbeeld: Michelangelo horeca app

Ik noem dit voorbeeld vaker omdat het precies laat zien wat maatwerk kan doen. Een horecabedrijf betaalde honderden euros per maand voor standaard roosteringsoftware. Het team werkte er maar half mee en deed de rest via WhatsApp. Roosters werden uitgedeeld, medewerkers vroegen wissels aan via de app, en de manager moest alles handmatig verwerken in het systeem.

Ik heb voor hen een webapp op maat gebouwd met 23 concrete requirements: roosters, urenregistratie, beschikbaarheid van medewerkers, push notificaties en een Progressive Web App die op elke telefoon werkt als een echte app. Opgeleverd in 5 sprints.

Het resultaat: het team werkt nu met 1 systeem in plaats van 2. De manager is niet meer uren per week kwijt aan handmatig invoeren. Medewerkers kunnen direct zien wanneer ze werken en wisselen aanvragen zonder tussenkomst. En de kosten zijn lager dan wat ze voorheen aan standaard software betaalden.

Hoe weet je of maatwerk zich terugverdient?

Doe deze rekensom:

1. Tel op hoeveel uren per week je team kwijt is aan handmatig werk dat software kan doen (roostering overschrijven, offertes handmatig opmaken, data van het ene systeem naar het andere kopieren)
2. Vermenigvuldig met het gemiddelde uurloon (inclusief werkgeverslasten, bijvoorbeeld EUR 35 per uur)
3. Vermenigvuldig met 48 werkweken per jaar
4. Trek daarnaast je huidige SaaS abonnementen bij elkaar op

Voorbeeld voor een MKB bedrijf met 10 medewerkers:

• 5 uur per week handmatig werk bij de manager: 5 x EUR 50 x 48 = EUR 12.000 per jaar
• 3 uur per week overschrijven bij 3 medewerkers: 9 x EUR 30 x 48 = EUR 12.960 per jaar
• SaaS tools (Planday, Exact, Trello, etc.): EUR 6.000 per jaar
• Totale verborgen kosten: EUR 30.960 per jaar

Een maatwerk webapp van EUR 15.000 eenmalig plus EUR 200 per maand (EUR 2.400 per jaar) is in dit voorbeeld al in het eerste jaar goedkoper dan de verborgen kosten van standaard software, en bespaart vanaf jaar 2 ruim EUR 25.000 per jaar.

Vergelijkingstabel

Hoe kies je tussen maatwerk en standaard?

Gebruik deze checklist om je keuze te maken.

Kies voor standaard software als je 3 of meer ja beantwoordt:

• Is je proces standaard en zonder bijzonderheden?
• Heeft je team minder dan 5 mensen die het systeem gebruiken?
• Werken bestaande tools goed genoeg zonder workarounds?
• Is snel beginnen belangrijker dan perfect passen?
• Heb je beperkt budget en accepteer je compromissen?

Kies voor maatwerk als je 3 of meer ja beantwoordt:

• Heb je een unieke werkwijze die je niet wilt veranderen?
• Gebruik je nu 3 of meer losse tools die niet samenwerken?
• Betalen je huidige SaaS abonnementen samen meer dan EUR 500 per maand?
• Zijn je medewerkers uren per week kwijt aan handmatig werk?
• Wil je dat je systemen met je bedrijf meegroeien zonder plafond?
• Zie je digitalisering als een investering, niet alleen als kostenpost?

Wat is het proces bij Blitzworx?

Als je kiest voor maatwerk, hoe gaat dat dan in zijn werk? Zo werk ik bij Blitzworx:

1. Intake gesprek. We gaan zitten en ik stel vragen over hoe jullie werken. Geen techniek, maar de werkelijke processen: wie doet wat, wanneer, en waar loopt het vast?
2. Scope bepalen. Samen bepalen we wat de app moet kunnen. Niet alles tegelijk, maar de belangrijkste 80% eerst.
3. Prijsvoorstel. Je krijgt een concreet prijsvoorstel met eenmalige installatieprijs en maandelijks abonnement. Geen uurtje factuurtje, geen verrassingen.
4. Eerste opzet. Ik bouw een eerste werkende versie die je kunt uitproberen.
5. Feedback verwerken. Maximaal 3 revisierondes waarin we de app bijslijpen.
6. Oplevering en training. De app gaat live en je team krijgt uitleg.
7. Doorlopend beheer. Updates, support en kleine aanpassingen via het beheerpakket.

De volgende stap

Twijfel je of maatwerk iets voor jouw bedrijf is? Ik denk graag vrijblijvend met je mee. Tijdens een intake gesprek kijk ik samen met jou naar je huidige situatie en geef ik een eerlijk advies. Soms is maatwerk inderdaad de juiste keuze, soms blijkt dat standaard software voorlopig prima voldoet. Geen verkooppraatje, gewoon een eerlijk gesprek waar je wat aan hebt.

Neem contact op met Blitzworx voor een vrijblijvend gesprek, of bekijk mijn development diensten om te zien wat er mogelijk is met maatwerk webapplicaties.