Automatisering voor groothandels, zodat bestellingen niet meer worden overgetypt
Klanten bestellen per mail, met een pdf in de bijlage, via de telefoon of in je webshop. Iemand op kantoor zet het daarna met de hand in het systeem. Ik automatiseer die stappen, zodat een bestelling vanzelf een conceptorder wordt en je team alleen nog controleert.
30 minuten, gratis en vrijblijvend. Je spreekt direct met Sander.
Herken je dit?
- Bestellingen komen binnen als pdf of in de tekst van een mail en worden regel voor regel overgetypt.
- Een typfout in een artikelnummer merk je pas als de klant het verkeerde product krijgt.
- Klanten mailen om te vragen of hun bestelling al onderweg is.
- De voorraad in je webshop loopt niet gelijk met die in je systeem.
- Is de collega die de orders invoert ziek of op vakantie, dan loopt alles achter.
Wat ik voor je bouw
Bestellingen uit mail en pdf als conceptorder
Een bestelling die per mail of als pdf binnenkomt, wordt uitgelezen en klaargezet als conceptorder, met de juiste klant en artikelnummers. Je team controleert en keurt goed.
Een seintje bij afwijkingen
Klopt een artikelnummer niet, wijkt een prijs af of is iets niet op voorraad, dan krijgt je team een melding in plaats van dat de order ongemerkt doorgaat.
Orderbevestiging en verzendbericht
Klanten krijgen vanzelf een bevestiging zodra de order is goedgekeurd en een bericht als hij is verzonden, met track and trace als je vervoerder dat biedt.
Voorraad op één lijn
Voorraad en prijzen in je webshop en in je voorraadsysteem lopen gelijk via een koppeling, zodat je niet verkoopt wat er niet meer is.
Inkoop op tijd
Zakt de voorraad van een artikel onder een grens die jij bepaalt, dan staat er een inkoopvoorstel klaar. Jij beslist of het de deur uitgaat.
Werkt met je bestaande software
Gebruik je al een ERP, webshop of boekhouding, dan sluit ik daarop aan waar een koppeling (API) bestaat. Dat zoek ik vooraf voor je uit.
Uit de praktijk
bolbot: volledig geautomatiseerde e-commerce
Voor bolbot bouwde ik een volledig geautomatiseerd systeem voor e-commerce, van inkoop tot verzending naar de fulfilmentpartner. De orderstroom van een groothandel vraagt om dezelfde aanpak: de stappen die steeds hetzelfde gaan, lopen vanzelf, en je team grijpt alleen in als er iets afwijkt.
Zo werken we samen
- 01
Eerst jouw verhaal.
Wat doe je, waar loop je tegenaan en waar wil je naartoe? Samen maken we jouw vraag concreet.
- 02
Van idee naar iets echts.
Van eerste ontwerp tot werkende oplossing. Je kijkt mee, geeft feedback en ziet jouw idee vorm krijgen.
- 03
Klaar voor de volgende stap.
Ook na de oplevering blijf ik betrokken. Met onderhoud en doorontwikkeling groeit de oplossing met je mee.
Veelgestelde vragen
Werkt dit met ons ERP of voorraadsysteem?
Vaak wel. Veel ERP-, voorraad- en boekhoudpakketten bieden een koppeling (API) waarmee orders en voorraad kunnen worden uitgewisseld. Dat zoek ik vooraf voor je uit, zodat je weet wat kan.
Hoe betrouwbaar is het uitlezen van bestellingen uit een pdf?
Bestellingen zien er per klant anders uit, dus het uitlezen gaat niet altijd foutloos. Daarom wordt het een conceptorder: je team ziet wat er is herkend, krijgt een melding bij twijfel en keurt goed voordat de order verder gaat.
Kunnen vaste klanten ook zelf online bestellen?
Ja. Een bestelportaal waarin vaste klanten met hun eigen prijzen en assortiment bestellen, kan naast de mail blijven bestaan. Zo verschuif je stap voor stap, zonder klanten iets op te leggen.
Wat kost het om orderverwerking te automatiseren?
Dat hangt af van het aantal orderstromen, hoe verschillend bestellingen binnenkomen en met welke systemen het moet samenwerken. Na een eerste gesprek krijg je een duidelijk voorstel. Vaak begin je met de bestellingen die nu het meeste overtypen kosten.
Hoe beginnen we?
Plan direct een kennismaking via de planner op de site. Je vertelt hoe een bestelling nu loopt, van binnenkomst tot verzending, en waar het knelt. Daarna krijg je van mij een helder voorstel.