Automatisering voor installateurs, van werkbon tot factuur
Je monteurs zijn de hele dag onderweg en kantoor wil weten wat er is gedaan. Nu gaat dat vaak via papieren werkbonnen, telefoontjes en overtypen. Ik automatiseer de route van werkbon naar planning en factuur, zodat je monteurs kunnen doorwerken en kantoor niet hoeft te puzzelen.
30 minuten, gratis en vrijblijvend. Je spreekt direct met Sander.
Herken je dit?
- Papieren werkbonnen komen dagen later op kantoor binnen, en soms zijn ze onleesbaar.
- Uren en gebruikt materiaal worden overgetypt voordat de factuur de deur uit kan.
- Klanten vergeten het onderhoud van hun cv-ketel of warmtepomp en jij moet erachteraan bellen.
- Er komt een storing binnen en de planning wordt met de hand omgegooid.
- De monteur weet bij aankomst niet welk toestel er hangt of wat er de vorige keer is gedaan.
Wat ik voor je bouw
Digitale werkbon
De monteur vult op de telefoon of tablet zijn uren, het materiaal en een korte omschrijving in, maakt foto's en laat de klant tekenen. De werkbon gaat direct door naar planning en boekhouding.
Van werkbon naar factuur
Een afgeronde werkbon zet een conceptfactuur klaar in je boekhouding. Kantoor controleert en verstuurt, zonder over te typen.
Onderhoud dat klanten zelf inplannen
Klanten krijgen op tijd bericht dat hun onderhoud eraan komt en kiezen zelf een moment dat in je planning past.
Installatiegegevens per adres
Per klant en adres zie je welke toestellen er hangen, wanneer ze zijn geplaatst en wat er eerder is gedaan. De monteur heeft het bij de hand voordat hij aanbelt.
Storingen als opdracht
Een storingsmelding via je website of mail wordt een opdracht met alle gegevens erbij, zodat kantoor alleen nog hoeft in te plannen.
Werkt met je bestaande software
Gebruik je al een planningspakket of boekhouding, dan sluit ik daarop aan waar een koppeling (API) bestaat. Dat zoek ik vooraf voor je uit.
Bijvoorbeeld
Een installateur die de werkbon niet meer overtypt
Een monteur vervangt een cv-ketel. Hij noteert zijn uren en het gebruikte materiaal op de telefoon, maakt een foto van het nieuwe toestel en laat de klant tekenen. Op kantoor staat de werkbon direct in het overzicht, het toestel is bijgewerkt bij het adres en de conceptfactuur staat klaar in de boekhouding. Als het onderhoud eraan komt, krijgt de klant vanzelf een bericht om een moment te kiezen.
Zo werken we samen
- 01
Eerst jouw verhaal.
Wat doe je, waar loop je tegenaan en waar wil je naartoe? Samen maken we jouw vraag concreet.
- 02
Van idee naar iets echts.
Van eerste ontwerp tot werkende oplossing. Je kijkt mee, geeft feedback en ziet jouw idee vorm krijgen.
- 03
Klaar voor de volgende stap.
Ook na de oplevering blijf ik betrokken. Met onderhoud en doorontwikkeling groeit de oplossing met je mee.
Veelgestelde vragen
Werkt een digitale werkbon met onze planning en boekhouding?
Vaak wel. Biedt je planningspakket of boekhouding een koppeling (API), dan gaan uren, materiaal en de afgeronde werkbon daar vanzelf naartoe. Dat zoek ik vooraf voor je uit, zodat je weet wat kan.
Wat als een monteur geen bereik heeft?
Daar houd ik rekening mee. In kelders en technische ruimtes is het bereik vaak slecht, dus de werkbon moet ook dan ingevuld kunnen worden en later worden verstuurd. Dat nemen we mee in de opzet.
Kunnen we niet beter een standaard werkbon-app gebruiken?
Soms wel, en dan zeg ik dat ook. Maatwerk wordt interessant als je werkwijze niet in een standaardpakket past, of als je nu meerdere systemen met de hand aan elkaar knoopt. In een eerste gesprek kijken we eerlijk wat voor jou het beste werkt.
Wat kost automatisering voor een installatiebedrijf?
Dat hangt af van het aantal stappen, het aantal monteurs dat ermee werkt en de koppelingen met je bestaande software. Na een eerste gesprek krijg je een duidelijk voorstel. Vaak begin je met de werkbon, omdat daar het meeste overtypen zit.
Hoe beginnen we?
Plan direct een kennismaking via de planner op de site. Je vertelt hoe een klus nu loopt, van melding tot factuur, en waar het knelt. Daarna krijg je van mij een helder voorstel.